導入事例

導入事例

玄光社 様
オフコンシステムからパソコンシステムに移行。
使い勝手が向上したほか、ランニングコストの低減にも成功!

玄光社 様

玄光社 様

創立 1931年9月

従業員数 40名

所在地 東京都千代田区飯田橋4-1-5

事業内容 書籍、雑誌、ムック等の発行・販売、及びカメラ・撮影関連用品の販売

玄光社は今年の3月、それまでのオフコンシステムにかわって、パソコン版のシステム「出版社システムLEAD」を導入した。以前に比べると検索などの使い勝手が向上したほか、ランニングコストも低減するなどの効果が出ているという。

20年以上前にオフコン導入

同社は1955年に創業。カメラ、写真、ビデオ、イラストなどの領域を専門に扱い、『コマーシャル・フォト』など月刊誌3誌、隔月刊誌2誌、そしてムックを年間22~23点刊行している。システムは20年以上前に、日販テクシードのオフコンシステム「システム36」を導入。その後、「AS/400」にリプレイスした。

他のシステムとのデータやり取り容易に

「LEAD」を導入した理由について同社営業部・細渕満営業課長は「総務・経理や広告部門はすでにパソコンのシステムを使っていたので、データのやり取りを容易にしたいという方向性があった」と話す。また、分析などのためにデータを抽出する場合、ツールソフトを使っていたが、使える人間も限られているといった問題あった。
導入したのは、取次への納返品、請求業務などを行う「取次システム」、顧客からの直接注文などを管理する「直販システム」、そして雑誌の定期購読を管理する「定期システム」。

カスタマイズは最小限に

オフコン時代はカスタマイズが多かったが、「LEAD」導入にあたっては、カスタマイズは必要最小限にして、パッケージをそのまま利用することにした。その結果、大きなカスタマイズは、「直販システム」にコンビニエンスストア収納代行を加えた点のみにとどまった。カスタマイズを最小限にしたのは「費用の問題」(細渕課長)だったというが、「オフコン時代にカスタマイズで追加した機能の多くが、『LEAD』ではすでに入っていた」ということもあったという。

ランニングコストは51%減少

「LEAD」の導入によって改善された点は、まずランニングコストの低減がある。オフコン時代の保守管理費に比べると、51%下がったという。また定期購読者などのマスタを検索する機能が良くなったという効果もある。現在、同社で管理している定期購読者は約4500人に達しているが、こうした定期購読者から定期期間の確認や、入金期間の問合わせなどがあった場合、顧客マスタからその購読者を捜し出して契約内容や伝票を確認しなければならない。「LEAD」では検索のための指示項目を電話番号、住所、氏名の一部など増やしたことで、検索が容易になったという。専門雑誌を発行している出版社にとってこの定期購読の管理は極めて重要なだけに、この機能強化は大きいという。

物流業者との連動がスムーズに

さらに、物流業者を委託している倉庫業者との連動がスムーズになり、営業部での伝票入力作業が不要なった。同社は今回のシステム切り替えに先立って在庫管理や納返品業務の委託先を大村紙業にした。以前に取次からの納返品伝票を入力する作業は自社で行っていたが、大村紙業では伝票入力の作業も行っているため、大村紙業で入力したデータが日々、オンラインで玄光社に送られてくるようになった。大村紙業も日販テクシードのシステムを使っているため、データの連携を図りやすい。このことで、営業部での伝票入力作業が不要になり、「その分、他の業務に回せるようになった」と細渕課長は効果を説明する。

将来はWeb受注との連動も

システムは営業部員6人が各自のパソコンで利用している。個人情報が含まれる顧客マスタの更新作業を除けば、パスワードによる権限管理は行っていない。「みられてまずい情報はないし、営業部全員が使えるようにしたかったから」(細渕課長)というのが理由だ。運用面では、サーバーの管理が総務部門に一元化されたことで、営業部でバックアップを取るといった作業が無くなったというメリットもある。
同社では出版物以外にも、カメラ用品、著作権フリーBGM集など用品類も販売しており、年内にはデジタルカメラ自体の販売も開始する。これらの商品はほとんどがWebサイトからの注文だが、サイトも来年にはリニューアル予定。将来的にはWebでの会員登録データと、「直販システム」の顧客データを一元管理することも考えているという。
(文化通信「bBB」 2009年11月16日号より抜粋 ※この記事の著作権は文化通信社に属します)