導入事例

システム自体が古くなった上、商品点数も増え、少しずつ業務が既存システムにフィットしなくなったことがきっかけです。また、既存のシステム自体も一元化されたものではなく、例えば顧客マスターなどは最低3つのマスターに同じ情報を登録するなど、余分な作業がありました。一元化がされていないと商品を発送しても請求書の発行をしていないなど漏れも多く、確認作業も大変です。今後のことを考えるとシステム見直しの良い機会だと考え、いくつかのシステム会社に資料請求をしました。

ちょうど検討を開始した時期に出版社システムの説明会がありました。タイミングが良かったです。他のシステム会社からも話を聞いたのですが、日販テクシードは日販の子会社という信頼と導入実績が300社近いということでの安心感がありました。また、実際話を聞いてみると、パッケージシステムの他に、出版社の業務の特徴に合わせてカスタマイズが柔軟にできる点に魅力を感じました。実際に経理業務で必要な帳票やお客様にお送りするハガキの印字機能はカスタマイズで対応してもらいました。

取次管理、直販管理、定期購読管理の3つのシステムを導入したのですが、顧客の購買履歴や契約情報などのデータ移行の確認は目視作業が中心のため大変でした。移行後の不具合もいくつかありましたが、素早い対応と適切なリードもあり大きな問題はありませんでした。日販テクシードの開発・導入担当の方と上手にコミュニケ－ションを取りながら進めることができたと思います。

システムが一元化できたことで、業務に必要な確認作業が格段に減りました。例えば、定期購読をして頂いているお客様に対する継続案内・請求書発行作業は、今まで1日かけていましたが、今では半日で終わります。マスター登録が1つなので間違えるリスクも減りました。間違えたマスターを探して修正する際も多くの時間を費やしていたので、時間が有効に使えるようになりました。

自由に設計できるレポート作成機能などがあると便利です。業務の都合上、お客様にお送りする帳票に個別に文言を入れたり、場合によっては表現方法を変えたりしているので設定変更できる項目が多い方が助かります。 また、システムにヘルプ機能があるのですが、内容をさらに充実させてもらえると分からない部分は直ぐに調べられるので良いと思います。 まだ導入してから日が浅いので、システム機能のすべてを活用しているわけではありません。今後少しずつ使用する機能を増やしていき、さらなる業務効率化が実現できることを期待しています。